廣州中醫(yī)藥大學(xué)文件
廣中醫(yī)研〔2019〕8號
關(guān)于印發(fā)《廣州中醫(yī)藥大學(xué)研究生
學(xué)位檔案管理辦法（試行）》的通知
各二級單位、黨政管理部門：
現(xiàn)予印發(fā)《廣州中醫(yī)藥大學(xué)研究生學(xué)位檔案管理辦法（試行）》，請遵照執(zhí)行。
廣州中醫(yī)藥大學(xué)
2019年3月15日
廣州中醫(yī)藥大學(xué)研究生學(xué)位檔案管理辦法
（試行）
第一章 總則
第一條 為進一步加強我校研究生學(xué)位檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》、《廣州中醫(yī)藥大學(xué)檔案管理辦法》，結(jié)合我校實際，制定本辦法。
第二條 研究生學(xué)位檔案是研究生在學(xué)習(xí)、科研及實踐活動中直接的具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件材料，主要包括學(xué)位申請與授予、學(xué)位論文、臨床實踐、論文答辯與評審相關(guān)材料。研究生學(xué)位檔案是高校研究生教育水平與管理水平的直接反映，是高校檔案管理的一個重要組成部分。
第三條 本辦法所涉及研究生指全日制（含非醫(yī)攻博、七年制、“5+3”一體化、九年制等）及在職人員以同等學(xué)力申請學(xué)位人員等在我校獲得博士學(xué)位、碩士學(xué)位者。
第二章 管理機構(gòu)及人員
第四條 研究生學(xué)位檔案實施分級管理。學(xué)校綜合檔案室與研究生院負責(zé)校級管理。其中，綜合檔案室是研究生學(xué)位檔案監(jiān)督指導(dǎo)、集中保管及提供利用的單位，研究生院是研究生學(xué)位檔案收集、立卷、歸檔的組織與管理單位。各二級研究生培養(yǎng)單位負責(zé)二級管理。各二級研究生培養(yǎng)單位是直接形成研究生學(xué)位檔案各類材料的單位，也是研究生學(xué)位檔案的立卷單位，應(yīng)指定專人負責(zé)各類材料的收集、積累、整理、立卷與歸檔。
第五條 綜合檔案室職責(zé)
（一）負責(zé)研究生學(xué)位檔案的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，為研究生院、二級研究生培養(yǎng)單位提供檔案人員與檔案技術(shù)培訓(xùn)；
（二）負責(zé)對研究生學(xué)位檔案進行接收與保管；
（三）負責(zé)對研究生學(xué)位檔案進行抽檢驗收，登記編目，整理上架；
（四）負責(zé)提供研究生學(xué)位檔案利用與開發(fā)服務(wù)。
第六條 研究生院職責(zé)
（一）負責(zé)規(guī)范研究生學(xué)位檔案各類材料的內(nèi)容、格式，并統(tǒng)一制發(fā)；
（二）負責(zé)組織研究生學(xué)位檔案的立卷與歸檔工作；
（三）負責(zé)歸檔研究生學(xué)位檔案的審核工作；
（四）負責(zé)研究生學(xué)位檔案綜合材料的收集與歸檔工作；
（五）負責(zé)研究生學(xué)位檔案入庫前的統(tǒng)一管理工作；
（六）負責(zé)定期向綜合檔案室移交研究生學(xué)位檔案；
（七）負責(zé)研究生學(xué)位檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的組織工作。
第七條 二級研究生培養(yǎng)單位職責(zé)
（一）負責(zé)研究生學(xué)位檔案的收集、積累、整理、立卷工作；
（二）負責(zé)所屬研究生在讀期間產(chǎn)生的所有檔案材料收集、保管工作。要有專人負責(zé)、專袋（盒）封裝、專柜存放；
（三）加強研究生學(xué)位檔案歸檔前的安全管理，確保檔案材料齊全、完整，不得出現(xiàn)檔案受損、缺失、丟失等情況；
（四）按照規(guī)定將整理好的研究生學(xué)位檔案向研究生院移交。
第八條 研究生院、二級研究生培養(yǎng)單位應(yīng)明確分管研究生學(xué)位檔案工作的負責(zé)人，應(yīng)配備1-2名兼職檔案人員負責(zé)研究生學(xué)位檔案的具體整理與驗收工作。
第三章 立卷歸檔要求
第九條 歸檔范圍及保管期限
（一）研究生學(xué)位檔案有關(guān)綜合材料，包括研究生學(xué)位證書個人簽領(lǐng)冊、學(xué)位信息匯總表、學(xué)位授予與審批文件、總表等。（保管期限：永久）
（二）研究生學(xué)位檔案內(nèi)容（每位研究生為一卷）（保管期限：永久）
1.研究生登記表
2.畢業(yè)研究生登記表
3.培養(yǎng)計劃
4.成績單
5.開題報告
6.文獻綜述
7.開題報告評議表
8.學(xué)位申請書
9.學(xué)位論文評閱書
10.學(xué)位論文
11、臨床技能考核評分表（限專業(yè)型博士）
12.醫(yī)師資格證、規(guī)培證復(fù)印（限專業(yè)型碩士）
13.論文答辯照片
14.學(xué)位信息錄入表
15.導(dǎo)師確認表
16.其他具有保存價值的材料
其中，碩博連讀研究生應(yīng)同時歸檔碩士階段培養(yǎng)計劃、成績單及轉(zhuǎn)入博士階段證明材料。在職人員以同等學(xué)力申請博士、碩士學(xué)位人員學(xué)位檔案不含目錄第1、2項，新增《學(xué)位注冊登記表》《導(dǎo)師確認登記表》《外語水平、學(xué)科綜合水平全國統(tǒng)考合格證明》等3項。
第十條 歸檔的檔案材料必須是原件。歸檔材料內(nèi)容填寫準(zhǔn)確完整、審核簽字及蓋章齊全。需要加蓋印章或簽字的必須是紅印和親筆簽字，按要求在規(guī)定的位置粘貼相片。
第十一條 歸檔的檔案材料必須字跡工整、清晰，使用符合檔案規(guī)定的書寫材料，如碳素、純黑墨水；計算機打印的材料必須是激光打印。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅色筆、純藍色墨水筆、藍黑墨水、色帶打印、噴墨打印等不耐久材料。
第十二條 歸檔的檔案材料用紙要統(tǒng)一規(guī)格，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（210mm×297mm）；不得使用廢紙進行打印；對檔案材料中所有的破損的部分進行修補完善。
第十三條 歸檔照片具體規(guī)格如下：學(xué)位論文答辯照片兩張，包括學(xué)生單人正面照一張與全體答辯委員合照一張。照片應(yīng)顯示答辯現(xiàn)場的標(biāo)識，如答辯橫幅等。照片尺寸：4R。必須沖印，不得打印。背面標(biāo)注清楚學(xué)生姓名、學(xué)號和院所。
第十四條 各類檔案材料相應(yīng)的電子內(nèi)容（word文檔、pdf文檔等）及目錄信息應(yīng)一并進行歸檔，并按照有關(guān)要求上傳學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。
第十五條 裝訂要求
（一）組卷：按人組卷，一人一卷，入袋（盒）；
（二）文件排序：按照所提供的研究生學(xué)位檔案案卷目錄的文件序號進行排列；
（三）文件編碼：每份材料均應(yīng)標(biāo)注頁碼。單頁文件標(biāo)注在右下角，雙面文件第1頁標(biāo)注右下角，第2頁標(biāo)注在左下角；
（四）歸檔的檔案材料按規(guī)范要求按件裝訂成冊（在左側(cè)1cm處用2枚不銹鋼訂裝訂，上釘外沿離紙張上沿7cm，下釘下沿離紙張下沿7cm）。學(xué)位論文采用膠裝。
第十六條 填寫卷內(nèi)備考表：
（一）本卷情況說明：如有無缺損情況等；
（二）整理人：由立卷單位整理人簽名；
（三）檢查人：由研究生院負責(zé)檔案工作人員的簽名；
（四）立卷時間：按實際立卷時間進行填寫；
（五）檢查時間：由研究生院負責(zé)檔案工作人員填寫；
第十七條 各類學(xué)位獲得者及導(dǎo)師是學(xué)位檔案的主要完成者，負責(zé)學(xué)位檔案真實性、完整性、準(zhǔn)確性。
第十八條 二級研究生培養(yǎng)單位應(yīng)在發(fā)放學(xué)位證書前，完成年度當(dāng)次各類學(xué)位檔案材料歸檔與移交工作。
第四章 檔案移交和驗收
第十九條 檔案移交時必須辦理驗收和交接手續(xù)。二級研究生培養(yǎng)單位在研究生院網(wǎng)頁下載《XX年廣州中醫(yī)藥大學(xué)XX院研究生學(xué)位檔案移交清單》，研究生院驗收合格后，一式二份各執(zhí)1份。
第二十條 研究生院對研究生學(xué)位檔案進行統(tǒng)一驗收合格后，方可向綜合檔案室進行移交。
第二十一條 綜合檔案室將對所移交的研究生學(xué)位檔案進行抽檢驗收，不符合要求的將不予接收。歸檔單位應(yīng)限期改正補交。
第五章 附則
第二十二條 研究生學(xué)位檔案的利用與開放參照《廣州中醫(yī)藥大學(xué)檔案管理辦法》執(zhí)行。
第二十三條 本辦法由研究生院負責(zé)解釋。
第二十四條 本辦法自公布之日起施行。
廣州中醫(yī)藥大學(xué)校長辦公室 2019年3月18日印發(fā)
